RMail für Privatkunden

E-Mail-Versand verfolgen und nachweisen

Die eingeschriebene E-Mail mit dem Zustellungsnachweis

Eine reguläre E-Mail kann ganz einfach manipuliert werden. Inhalt, Sendezeiten und der Erhalt der Nachricht können im Streitfall nie mehr mit Sicherheit verifiziert werden. Wichtige Dokumente sollten deshalb eingeschrieben versendet werden, um Unsicherheiten im Vornherein zu verhindern.

Der Zustellungsnachweis: Ursprüngliche E-Mail authentifizieren und wiederherstellen

Der Versand jeder eingeschriebenen E-Mail wird mit einem Zustellungsnachweis quittiert. Dieser Nachweis enthält alle wichtigen Informationen wie die komplette Nachricht, Anhänge, Sende- und Empfangszeiten und die verwendeten Verschlüsselungsmethoden. Mit diesem Nachweis können Sie im Streifall auch Dritten gestatten, die Echtheit der vorgelegten E-Mail-Nachricht zu verifizieren. Zudem lassen sich die Originalinhalte der Nachricht jederzeit wiederherstellen.

Die angehängte Datei “HTMLReceipt” enthält die eigentliche Empfangsquittung. Diese Datei enthält die Original-E-Mail inkl. allen Anhängen in verschlüsselter und digital signierter Form, den kompletten Zustellungsverlauf (Audit Trail), digitale Fingerabdrücke und die Zeitstempel von Versand und Empfang. Alle Informationen sind digital signiert und dadurch vor Manipulationen geschützt.

In einem Streitfall bei dem versendete E-Mails eine Rolle spielen, können die originalen Dateien wiederhergestellt werden. Der RMail-Nutzer kann seinen Zustellungsnachweis jederzeit an die Gegenseite weiterleiten, um ihn die Originalität der E-Mail verifizieren zu lassen.

Der Zustellungsnachweis enthält den Zustellungsstatus sowie die Zustellungszeiten, sofern verfügbar.

RMail protokolliert die Track & Trace Informationen für jede E-Mail. Dazu gehören die Server Logs sowie zusätzliche Informationen zur Datenübertragung. So kann der gesamte Weg nachverfolgt werden, den die E-Mail-Nachricht genommen hat.

E-Mail Verschlüsselung

E-Mails mit einem Klick verschlüsseln

Eine unverschlüsselte E-Mail ist so sicher wie eine offen verschickte Postkarte. Die Nachricht kann jederzeit problemlos mitgelesen und manipuliert werden. Selbst wenn Sie keine sensiblen Informationen oder Dokumente versenden - persönliche Nachrichten, Bilder oder Dateien sollten vor unbefugtem Zugriff unbedingt geschützt sein! Mit RMail können Sie Ihre Nachrichten ganz einfach per Mausklick verschlüsselt versenden. Bei Bedarf lässt sich die E-Mail-Verschlüsselung auch als Standard setzen. Und das Beste: Ihre Empfänger können Ihre verschlüsselten E-Mails einfach lesen, ohne Registrierung, Schlüsselmanagement oder Web-Accounts!

Automatische Wahl der Verschlüsselungsmethode

Das Auto-TLS-Feature von RMail ermittelt automatisch, ob eine sichere Verbindung zwischen Sender und Empfänger besteht. Wenn eine durchgehend sichere TLS-Verbindung möglich ist, wird die E-Mail darüber gesendet. Wenn der E-Mail-Server des Empfängers jedoch kein TLS unterstützt, wird die Nachricht in ein verschlüsseltes PDF (SecurePDF, 256-bit AES encrypted PDF Wrapper) umgewandelt, das dem Empfänger über eine gewöhnliche Verbindung sicher zugestellt werden kann.

E-Mail Verschlüsselung ohne Zutun des Empfängers und mit verschlüsselter Antwort

Die RMail-Verschlüsselungslösung mit SecureReply ermöglicht es Empfängern plattformunabhängig und ohne vorherigen Einrichtungsaufwand verschlüsselte Nachrichten zu empfangen und ebenfalls verschlüsselt zu antworten. Wenn keine TLS-Verbindung erkannt wird, enthält jede verschlüsselte E-Mail einen Link zum sicheren Antworten direkt aus dem Browser.

Versand großer Anhänge per E-Mail mit LargeMail File Transfer

Große Dateien per E-Mail zu versenden ist oft mühsam. Entweder müssen die Dateien vor dem Versand komprimiert werden - oder es wird ein Drittanbieter genutzt, bei dem man sich nie sicher sein kann, wie und zu welchen Zwecken die eigenen Dokumente gespeichert und durchsucht werden. RMail hingegen erlaubt den direkten und sicheren Versand großer Dateien bis zu 1GB direkt aus Ihrem E-Mail-Programm und löscht diese nach 14 Tagen (einstellbar) automatisch vom RMail-Server.

Große Dateianhänge bis 1GB

Die meisten E-Mail-Provider erlauben nur den Versand bis zu einer bestimmten Dateigröße (üblicherweise ca. 10-25 MB). Mit LargeMail von RMail können sensible Informationen und große Dateianhänge bis zu einer Grösse von 1GB direkt per E-Mail versendet werden. Inklusive verschlüsselter Übertragung und Nachweis über den Download.

Der Empfänger kann die Anhänge über einen nur ihm bekannten Link (auf Wunsch mit Passwort) innerhalb von 14 Tagen downloaden. Nach Ablauf dieses Zeitfensters werden die Dateien vollständig und endgültig vom e-communications System entfernt.

Automatische Aktivierung bei großen Anhängen

RMail kann so konfiguriert werden, dass bei Datei-Anhängen ab einer bestimmten Grösse die LargeMail-Option automatisch aktiviert wird.

Randnotizen für maximalen Komfort und Effizienz in der Kommunikation

Wie oft werden E-Mails an einen zusätzlichen Empfänger weitergeleitet, um diesem eine kurze Zusatzinformation zukommen zu lassen? Die Antwort lautet: Zu oft. Denn diese Methode hat mehrere Nachteile: Eine solche Konversation wird im E-Mail-Programm chaotisch angeordnet, der Versender hat einen zusätzlichen Aufwand beim Versand und der Empfänger der zusätzlichen Anmerkung hat oft Mühe zu erkennen, wo die Anmerkung zu Ende ist und wo die eigentliche Originalnachricht beginnt. RMail löst dieses Problem mit dem praktischen Randnotiz-Feature (SideNote®).

Hinzufügen von privaten Notizen

Die SideNote-Funktion erlaubt das beifügen einer privaten Anmerkung nur für bestimmte Empfänger. Diese erscheint wie ein gelber Klebezettel am Beginn der Nachricht angeheftet und ist somit gut sichtbar. Randnotizen sind wahlweise nur für CC- oder BCC-Empfänger sichtbar. Die Empfänger der Originalnachricht erhalten diese Notiz nicht.

Weitere Zusatzfunktionen für E-Mail und Dateianhänge

RMail bietet weitere wichtige Funktionen wie dem Versand von Verträgen zur elektronischen Unterschrift, die automatische Umwandlung von angehängten Dokumenten in PDF-Dateien und die Entfernung von Metadaten.

Weitere Informationen zu den erwähnten Funktionen finden Sie in der RMail Produktübersicht.