Noi miglioriamo la posta elettronica tradizionale con : certificazione dei contenuti, crittografia conforme,
firme elettroniche, allegati di grandi dimensioni e altro ancora
Crittografia email
Criptare le email è facile (TLS automatico con fallback delle password)
L’integrazione della crittografia delle e-mail, in combinazione con l’esclusiva ricevuta registrata (GDPR Compliance Record), proteggono il mittente dalle richieste di risarcimento danni associate a possibili violazioni della protezione dei dati. Inviate le vostre e-mail crittografate e potrete provare che la vostra e-mail è arrivata crittografata al destinatario. Pertanto, un'eventuale violazione della protezione dei dati può verificarsi solo dopo che il destinatario ha ricevuto la sua e-mail!
Conformità a GDPR
Nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE
Non è difficile crittografare in modo sicuro le e-mail al fine di proteggere i dati personali e privati durante la trasmissione, come richiesto dal regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (Art.5 §1f e Art.32 §1a). La sfida, tuttavia, è rendere la crittografia il più semplice possibile per il destinatario, dimostrando nel contempo la conformità con la normativa in materia di audit sulla privacy. La Ricevuta Registrata fornisce i fatti: indirizzi e-mail, marca temporale, metodi di crittografia e dati di consegna, inclusi i file di registro del server, così la Ricevuta Registrata diventa il vostro "Certificato di Conformità"!
Crittografia Auto-TLS e risposta crittografata (Secure reply)
Con la crittografia auto-TLS, RMail garantisce che le informazioni riservate rimangono riservate. La risposta sicura consente ai destinatari di inviare risposte crittografate indipendentemente dalla piattaforma. Fornisce un valore reale ai tuoi clienti e confermando che la protezione delle informazioni personali è importante per te. RMail consente la crittografia con un semplice clic del mouse e offre una facile integrazione nei flussi di lavoro esistenti.
Crittografia e-mail senza obblighi di registrazione per il destinatario
La ricevuta registrata annota il metodo di crittografia e la crittografia end-to-end. Nessuno scambio di certificati, nessuna registrazione o azioni simili viene richiesta al destinatario. Funziona con ogni client di posta elettronica. Il processo è semplice. Per tutte le email che richiedono la crittografia, viene verificato se il protocollo di trasmissione TLS è disponibile fino al destinatario. Se anche una parte del percorso non viaggia in TLSD, il server RMail trasforma l’email e gli allegati in un SecurePDF crittografato AES 256 bit AES EEE (un sistema di cifratura a blocchi utilizzato dal governo degli Stati Uniti) e lo consegna tramite e-mail standard.
Funzione RPX per la protezione di dati sensibili (Data Loss Prevention, DLP)
Oltre a Auto-TLS, RMail consente anche di proteggere le informazioni con una password. Il messaggio con tutti gli allegati viene criptato e "sigillato" utilizzando AES a 256 bit. Il testo dell'email originale accorpa tutti gli allegati nel formato originale in un PDF. La password utilizzata può ora essere comunicata al destinatario. Solo il destinatario con la password corretta sarà in grado di aprire l'e-mail.
Come funziona la crittografia con Auto-TLS e SecurePDF
[2] TLS non disponibile: Ise il canale TLS non è disponibile, l'e-mail originale verrà convertita e inviata come PDF crittografato AES a 256 bit sicuro (SecurePDF).
Crittografia e-mail conforme con Secure reply
RMail è facile da usare e offre una combinazione unica di funzionalità:
Crittografia di rete o end-to-end senza memorizzazione nella cache dei dati, senza necessità di ulteriori clic di un link, download di file o accesso ad altro account web.
Ricevuta registrata verificabile, a prova di audit per conformità e trasmissione tramite l ricevuta unica registrata.
Non è richiesto alcuno scambio di chiavi. Con SecurePDF puoi sciegliere come creare e inviare le password.
Il messaggio originale crittografato contiene un link a un https: // web mailer (web mail sicura). Il destinatario può quindi rispondere crittografato. (Secure reply).
Tracciamento e verifica dell'e-mail
E-mail registrata con RMail: Ricevuta registrata come prova di conformità per le vostre e-mail
Ogni volta che le e-mail devono essere consegnate al destinatario, sia che si debbano rispettare delle scadenze o inviare informazioni importanti in modo confidenziale, RMail fornisce la base per eseguire queste transazioni in modo sicuro e tracciabile. Che si utilizzi Outlook, uno smartphone o tablet, l'esclusiva "Ricevuta Registrata" rende le tue e-mail documenti verificabili e non modificabili con una forte forza probante.
Prova di conformità
Prova per soddisfare i requisiti GDPR
In base alle leggi sulla protezione dei dati e in particolare al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) l'utente è tenuto a proteggere i dati personali durante la trasmissione. Il rispetto di questo regolamento deve essere documentato e dimostrato attivamente in conformità al GDPR (Art. 5 § 2).
La "Ricevuta Registrata" funge da registro (record di conformità) e dimostra che hai adempiuto correttamente ai tuoi obblighi, in caso di controversie sulla consegna e sul contenuto dei suoi allegati.
Autenticazione e ripristino dell’e-mail originale
Non solo la "Ricevuta Registrata" contiene tutte le informazioni importanti sul messaggio che hai inviato in chiaro e leggibile, ma contiene anche un'istantanea cifrata e firmata digitalmente dell’e-mail originale. Avendo a portata di mano queste informazioni, puoi dimostrare che cosa è successo in qualsiasi momento.
Conformità ai requisiti del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR)
Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE standardizza i requisiti legali della protezione dei dati in tutta Europa. La Ricevuta Registrata serve come registro di conformità ai sensi dell'articolo 5 § 2 del GDPR per il trasferimento di dati personali quando si utilizza la crittografia (Art. 5 § 1f, Art. 32).
Ricevuta registrata per email registrate
La ricevuta registrata viene automaticamente inviata al mittente o archiviata centralmente presso il mittente stesso. La ricevuta registrata contiene tutte le informazioni necessarie a dimostrare la consegna, l’apertura, la presenza di contenuto e allegati, l'ora e la conformità.
Ricevuta HTML
L'allegato "HTMLReceipt" contiene la ricevuta di consegna effettiva. Questo file è composto dall'email originale che include tutti gli allegati in forma crittografata e firmata digitalmente, i dati della consegna (traccia di controllo), la prova di consegna, le digital fingerprint e le rispettive informazioni temporali. Tutte le informazioni sono firmate digitalmente e quindi a prova di manomissione.
Verifica
In caso di controversia, dove sono coinvolte le informazioni inviate via email o dove viene messa in discussione la conformità con le linee guida sulla protezione dei dati, è possibile ripristinare lo storico relativo alla consegna. Il mittente può in qualsiasi momento inviare la ricevuta registrata alla controparte per dimostrare il contenuto originale dell'email e la sua conformità.
Stato della consegna
La ricevuta registrata contiene le prove per lo stato di consegna e apertura.
Audit trail
RMail registra le informazioni per identificare e tracciare l'e-mail. Il report include tutte le informazioni relative ai log del server e ulteriori dati di trasmissione, in modo da poter certificare il processo di consegna.
Invio di allegati di grandi dimensioni tramite e-mail con LargeMail File Transfer
Invia e-mail di grandi dimensioni o con allegati pesanti direttamente dalla tua casella di Outlook esistente ogni volta che ne hai la necessità.
Invio di e-mail e allegati di grandi dimensioni fino a 1 GB
Chi deve inviare grandi quantità di dati via e-mail spesso affronta il seguente problema: la maggior parte dei provider di posta elettronica consente la trasmissione solo fino a una certa dimensione del file (standard 10-25 MB). Con LargeMail, puoi scambiare facilmente via e-mail informazioni sensibili e allegati fino a una dimensione di 1 GB. Sicuro, criptato, conveniente e soprattutto con un alto grado di verificabilità direttamente dal tuo sistema di posta elettronica esistente.
Prove di messaggi e allegatiRicevuta registrata a prova di audit per contenuti e allegati
Con l'opzione LargeMail del servizio RMail, hai le seguenti opzioni:
Tracciatura
Ricevuta di consegna a prova di revisione (GDPR, Articolo 5 § 2)
Data e ora ufficiali con allegati con dimensioni file fino a 1 GB
Il destinatario può scaricare gli allegati tramite un link entro 14 giorni (modificabili). Dopo questa finestra temporale, i file vengono rimossi completamente e in modo sicuro dal sistema di e-communication.
Confronto tra strumenti di condivisione di file
Esistono numerosi provider e strumenti per l'invio e la consegna di file di grandi dimensioni. Confronta i vantaggi della funzione Large Mail di RMAIL:
| LargeMail di RMail | Altri Provider | |
|---|---|---|
| Adatto per invii una tantum | ||
| Cancellazione automatica dei file sul server dopo un periodo definito | ||
| Invio semplice e diretto da Outlook tramite add-on | (only few) | |
| Selezione automatica del metodo di trasmissione (come e-mail normale o con collegamento per il trasferimento file) | ||
| Monitoraggio dei download | ||
| Prova certificata dei dati trasmessi | ||
| Trasmissione sicura | ||
| Trasmissione crittografata | ||
| Necessaria la registrazione del destinatario | (with exceptions) | |
| Archiviazione a lungo termine nel cloud |
Attivazione automatica per allegati di grandi dimensioni
LargeMail può essere configurata per attivarsi automaticamente per tutti gli allegati superiori ad una dimensione definita.
Attivazione manuale per allegati di grandi dimensioni
Decidi caso per caso: basta cliccare il pulsante "LargeMail", aggiungere i file desiderati e quindi fare clic su "invia".
Firme elettronica
Firma elettronica dimostrabile
Ogni sistema per la firma elettronica deve essere in grado di riprodurre ogni singola fase del processo di firma in modo verificabile. Da un lato, ciò riguarda il contenuto dei documenti al momento della firma e, dall'altro, la firma da parte delle rispettive parti. La ricevuta di registrazione brevettata come prova di consegna offre questa possibilità per dimostrare in modo verificabile chi ha firmato cosa e quando.
Firma del mittente - Digital Seal
Il sigillo digitale è una forma di firma elettronica per il mittente. Digital Seal Protection garantisce che il destinatario possa verificare in ogni momento l'integrità dell'e-mail e il mittente. Il Digital Seal aggiunge automaticamente a ciascuna pagina di un allegato PDF inviato la firma (scritta a mano o puramente elettronica), le informazioni sull'ora e gli indirizzi IP.
Firma del destinatario - eSignOff
L'eSignOff consente al destinatario di firmare elettronicamente una e-mail, così come tutte le pagine di un eventuale allegato. Quando il destinatario firma, tutti gli allegati vengono automaticamente convertiti in un file PDF. A questo PDF viene apposto il Digital Seal (sigillo digitale) prima di essere rispedito al mittente. Perché continuare a stampare, imbustare, spedire via, posta, via fax o standard e-mail i contratti e seguirli per averli resi firmati quando può essere così veloce e semplice?
Firma di più parti - EContract
Un'altra opzione è la combinazione di eSignOff e Digital Seal. Ciò crea un contratto bilaterale legalmente vincolante. La parte A invia il contratto con eSignOff alla parte B che lo firma. Successivamente, la parte A firma infine il contratto recuperato con Digital Seal. In alternativa, il contratto può essere inviato ad altre parti per la controfirma.
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