Protezione dei dati, trasparenza, tracciabilità e integrità: Soluzioni moderne per e-mail, firma elettronica e conformità.
Protezione dei dati e conformità
Fino ad oggi, molte violazioni della protezione dei dati non erano punibili e sono state spesso ignorate. Questo probabilmente cambierà con l'entrata in vigore del regolamento generale sulla protezione dei dati, che si presenta con pene severe fino a € 20 milioni o 4% del fatturato globale.
L'e-mail come mezzo di trasporto di informazioni e dati di qualsiasi tipo è particolarmente interessata dal GDPR. La maggior parte delle e-mail aziendali sono scritte e inviate dai dipendenti e gli errori umani possono seriamente danneggiare la tua azienda!
Siamo in grado di aiutarvi con l'implementazione e l'attuazione di attività di protezione dei dati.
RMail garantisce la conformità con i seguenti standard:
- GDPR - Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE
- BDSG - Legge federale sulla protezione dei dati (Germania)
- HIPAA - Legge sulla portabilità e responsabilità delle assicurazioni sanitarie (USA)
- FSA - Financial Services Authority (USA)
- GLB - Gramm-Leach-Bliley Act (USA)
- SOX - Sarbanes-Oxley Act (USA)
- CFPB - Ufficio per la protezione finanziaria dei consumatori (USA)
Imposter Protection (Frode del CEO)
Molte persone si fidano ciecamente di una e-mail ed eseguono prontamente le istruzioni. I malintenzionati approfittano di questo e inviano per esempio e-mail sotto il nome reale del direttore finanziario al reparto finanziario con le istruzioni di pagamento che spesso li esegue.
RMail Anti Whaling fornisce un ulteriore livello di sicurezza monitorando e analizzando le informazioni dell'intestazione e il percorso delle email in arrivo e, se necessario, suggerendo al dipendente di verificare le informazioni chiamando il mittente. Potrebbe essere ...
Crittografia con prova (record di conformità)
La crittografia può proteggere i dati solo se viene effettivamente utilizzata. RMail offre un'esperienza utente positiva, in particolare dal momento che non sono necessarie particolari applicazioni dal lato del destinatario.
RMail offre due metodi di crittografia:
TLS - Transport Layer Security: sistema di crittografia network based, può essere attivata per criptare con il protocollo TLS. Se questa operazione non è attivabile, RMail applica automaticamente il metodo SecurePDF (PDF Wrapper).
SecurePDF: un wrapper PDF crittografato AES a 256 bit che contiene i tuoi messaggi inclusi tutti gli allegati. Per aprire SecurePDF, il destinatario ha bisogno di un lettore PDF e di una password.
Record di conformità e conformità
Con ogni messaggio, RMail consegna una ricevuta registrata, che dimostra la consegna crittografata del messaggio e dimostra la conformità con i requisiti di protezione dei dati di legge, sia GDPR che HIPAA. Questa ricevuta registrata può essere autenticata in qualsiasi momento. Sei protetto in caso di violazione dei dati, perché puoi provare che la violazione dei dati si è verificata solo dopo che il messaggio è arrivato al destinatario!
Prevenzione dell'errore umano
RMail supporta la tua organizzazione nella protezione dei dati e aiuta a ridurre l'errore umano. Le principali sono:
Imposter protection (frode CEO)
• Crittografia integrata con Politiche di Filtro Aziendale (in base al contenuto di messaggi o regole fisse)
LargeMail: trasmissione di allegati fino a 1 GByte. I tuoi dipendenti non hanno più bisogno di utilizzare account o portali esterni di condivisione di file (Pratica frequente in molte aziende)
Massima accettazione del destinatario
Molte soluzioni di crittografia risultano difficili da gestire per il destinatario e pertanto non sono ampiamente utilizzate nonostante l'elevata sicurezza. Di seguito alcuni esempi:
- Sicuro, ma troppo complicato per molti utenti (soprattutto in B2C): Public Key Exchange o Public Key Infrastructure. Le soluzioni PKI e S / MIME in combinazione con Microsoft Outlook forniscono un sistema di crittografia molto sicuro, ma allo stesso tempo, gli utenti si trovano ad affrontare ostacoli importanti. Nelle aziende, il reparto IT deve gestire certificati e chiavi (data di scadenza, scambio di chiavi, ecc.), ma la maggior parte degli utenti non ne ha le capacità di farlo. Inoltre, molte soluzioni mobili per la posta elettronica supportano questa infrastruttura solo parzialmente o non la supportano affatto. RMail utilizza un'infrastruttura PKI per alcuni dei servizi, ma rende queste operazioni trasparenti per il mittente e il destinatario, in modo che non siano gravati dai dettagli.
- Store and Forward Systems può essere la porta per attacchi di phishing o attacchi man-in-the-middle. Allo stesso tempo, Store and Forward Systems è non è molto amato da molti destinatari, dover fare clic su un link o aprire un account solo per leggere un’e-mail è frustrante. In particolare, se uno scambio di comunicazioni avviene raramente, molti destinatari dimenticano le loro password. Non va dimenticato che la memorizzazione di dati sensibili richiede sistemi cloud appropriati!
- Nella progettazione di RMail, ci siamo focalizzati con attenzione ad evitare qualsiasi ostacolo non necessario dal lato del destinatario. La crittografia interagisce facilmente con tutti i client di posta elettronica dal lato del destinatario e fornisce una prova di conformità al GDPR verificabile tramite il suo record di conformità. RMail consegna i messaggi (crittografati) direttamente al destinatario (True Direct Delivery) e i messaggi possono essere ricevuti, aperti e letti con qualsiasi client di posta elettronica come qualsiasi altra email.
Feedback del cliente
«RMail è facile da integrare, offre una tecnologia all'avanguardia e soddisfa i requisiti del GDPR per il trasferimento di dati personali. L'accettazione dei destinatari e la semplicità nella comunicazione con terze parti ci hanno convinto, quindi RMail è ampiamente utilizzato nella nostra azienda.»
- Kemal Webersohn, CEO di WS-Datenschutz GmbH
Firma Elettronica
L '"ufficio senza carta" sta gradualmente diventando realtà. A seguito dei cambiamenti nel mondo del lavoro, guidati principalmente dalla crescente mobilità del lavoro, sono quindi necessari nuovi strumenti e soluzioni.
Con eSignOff di RMail puoi dimostrare in modo trasparente ogni fase del processo di firma digitale. Ciò riguarda sia il contenuto dei documenti al momento della firma sia la firma da parte delle rispettive parti. Il record eSignOff, incorporato nel documento firmato come ricevuta di consegna, consente una riproduzione comprensibile di chi ha firmato cosa e in quale momento.
eSignOff offre diverse possibilità:
- Prova tracciabile della firma di accordi
- eSignOff via email: invii i tuoi allegati (documenti PDF o MS Office) ai destinatari tramite eSignOff. Una volta confermata l'accettazione degli allegati, questi verranno firmati digitalmente insieme a un record eSign e consegnati alle parti.
- eSignOff a mano: questo servizio fornisce un modo elegante per avere documenti (PDF o MS Office) firmati nel browser. Successivamente, i documenti sono firmati digitalmente e consegnati alle parti incluso un record eSign.
Una volta che tutte le firme sono state inviate, il sistema firma digitalmente il documento e lo invia a tutte le parti.
Automazione
Le funzioni RMAIL possono essere integrate facilmente e rapidamente tramite API o estensione di dominio per aumentare le funzionalità dei sistemi CRM e ERP. Ad esempio, migliora la tua efficienza nell'elaborazione e distribuzione degli ordini, utilizzando e-mail SignOff.
Funzionalità
Per l'integrazione di RMail nei sistemi aziendali sono disponibili diverse opzioni. Oltre a un'API per la connessione, l’altor metodo più semplice è l'uso delle estensioni di dominio e delle istruzioni nel campo oggetto:
Vantaggi delle estensioni di dominio:
- Il servizio RMAIL non richiede installazione hardware aggiuntiva sul sito del cliente (gateway, ecc.)
- Non richiede ulteriori modifiche all'interno dei concetti di sicurezza esistenti
- Il puro processo di automazione non modifica i processi aziendali esistenti nell'elaborazione dei clienti
- L'automazione viene eseguita aggiungendo un'estensione di dominio alla fine degli indirizzi dei destinatari esistenti
- L'indirizzo di ritorno rimane invariato
- I clienti possono utilizzare il loro indirizzo e-mail esistente. Non è necessario creare un account utente, fare clic sui collegamenti o passare una verifica di identità.
- Nessun costo di installazione aggiuntivo per l'automazione dell'estensione del dominio.
- RMail non conserva nessuna delle informazioni trasmesse (True Direct Delivery)
- Crittografia integrata con Politiche di Filtro Aziendale (in base al contenuto dei messaggi o alle regole fisse)
È possibile utilizzare le cosiddette istruzioni nel campo oggetto per fornire ai messaggi le istruzioni su come elaborare l'e-mail e gli allegati. L'estensione del dominio e le istruzioni nel campo oggetto vengono rimosse durante l'elaborazione sul server RMail.
Panoramica pacchetto RMail
Nella panoramica del prodotto RMail, troverai ulteriori informazioni sulle varie funzioni e funzionalità. Apri la panoramica del prodotto
