ABOUT ESSEBOOM

Esseboom Advies is gespecialiseerd in financiële vraagstukken, zoals: hypotheken, verzekeringen, jaarrekeningen, belastingen, financieel echtscheidingsadvies en algemeen financieel advies. Het Adviesbureau heeft veel te maken met persoonsgegevens en het kunnen waarborgen van betrouwbare informatiebeveiliging is dan ook een kritisch aandachtpunt.

Door de toenemende digitalisering wordt privacygevoelige informatie steeds vaker digitaal verspreid. Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat dit goed zit. Na een succesvolle pilot met Frama RMail (Registered Email) besloot Esseboom om deze nieuwe service van Frama voor eenvoudig aangetekend en versleuteld e-mailen definitief te implementeren.

FYSIEK EN DIGITAAL BEVEILIGD

Guus Esseboom startte 1 januari 2005 samen met zijn broer Esseboom Advies. Het bureau kenmerkt zich door langdurige relaties met klanten en werkt dankzij mond-tot-mond reclame ook buiten de regio Brabant. Esseboom is sinds twee jaar gevestigd op de huidige locatie aan De Wetering in Oosterhout. Met op dit moment acht man in dienst zijn er plannen om nog verder uit te breiden. Zo is het kantoorpand ernaast gekocht en wordt binnenkort de doorbraak gerealiseerd. De fysieke beveiliging van het pand is erg goed geregeld, maar ook de digitale weg wil Guus Esseboom zo goed mogelijk onder controle hebben.

DE SAMENWERKING

Voor de verzending van fysieke post maakt Esseboom al jarenlang gebruik van de frankeermachine van Frama. Toen Frama het portfolio uitbreidde met RMail, een extra service voor veilig aangetekend en versleuteld e-mailen, was Guus Esseboom meteen getriggerd. “Grote bedrijven zoals banken hebben veelal een eigen extranet met beveiligde lijnen, maar dat geldt niet voor kleinere bedrijven in het MKB zoals wij. Met Frama RMail ben ik in staat om belangrijke e-mails met vertrouwelijke informatie via encryptie veilig te verzenden en weet ik precies wanneer ze zijn afgeleverd en geopend. Zeer waardevol bij bijvoorbeeld het verzenden van een hypotheekberekening naar een klant of legitimatiebewijzen richting de notaris.”

VERSCHILLENDE OPTIES

De eerste ervaringen van Guus Esseboom met RMail zijn positief. “Het werkt zeer eenvoudig. Zowel de zender als de ontvanger hebben geen speciale software nodig en kunnen gebruikmaken van bestaande e-mailadressen. Binnen onze vertrouwde Outlookomgeving is een aparte button zichtbaar voor RMail. Als je daar op klikt verschijnt er een pop-up venster met verschillende opties. De eerste is ‘Volgen en bewijs’: de ‘registered email’ banner waarmee het bericht wordt verzonden maakt duidelijk dat de e-mail wordt gevolgd. Dit maakt het voor de ontvanger lastiger is om deze bewust of onbewust te negeren. Bovendien ontvang je als verzender buiten Outlook om ook nog een ontvangstbevestiging; hét juridische bewijs van aflevering, inclusief tijdstip van aflevering en de inhoud van het bericht. RMail maakt gebruik van 256-bit AES encryptie om gevoelige e-mails en bijlagen te beveiligen. Met opties voor veilige ‘end-to-end’ aflevering kan de verzender er op vertrouwen dat een bericht alleen gelezen kan worden door de beoogde ontvangers. Met E-sign is het mogelijk om documenten digitaal rechtsgeldig te ondertekenen en tot slot is het via de optie ‘Large Mail’ ook mogelijk om grote bestanden tot 1 GB mee te sturen met het e-mailbericht.”

AANSCHERPING WETGEVING

“Ultieme veiligheid bestaat niet”, realiseert Esseboom zich. “Maar er is mij wel alles aan gelegen om de beveiliging van onze digitale communicatie zo goed mogelijk te regelen. Dit betekent dat we als bedrijf heel zorgvuldig willen omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten. Dat zijn we richting onze klanten verplicht. De invoering van de nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in mei 2018 gaat grote gevolgen hebben voor de aanscherping van de privacywetgeving. De overheid legt hierbij een zware verantwoordelijkheid op en stelt ons voor de uitdaging dat het ook werkbaar moet blijven. Met de invoering van Frama RMail en het beveiligd versturen van e-mails hebben we als kantoor een belangrijke eerste stap gezet. We gaan zorgvuldig bekijken hoe we de mogelijkheden van RMail verder kunnen benutten.”