Heute schon getrickst? Von E-Mail Missverständnissen und Halbwahrheiten (Teil 1)

E-Mails sind aus dem heutigen Leben nicht mehr wegzudenken. Insbesondere in der geschäftlichen Welt ist die E-Mail das Kommunikationsmedium. In Sekundenbruchteilen werden z.B. PDFs versandt, Zusagen getroffen, Absprachen vorbereitet und Verträge zugestellt. Bequem, ohne Medienbruch und „schriftlich“.

In loser Folge möchten wir uns tiefer mit der Materie „E-Mail“ beschäftigen, insbesondere, welche Auswirkungen die eine oder andere Halbwahrheit mit sich bringt und ganz aktuell – welche Tatsachen Mitarbeiter und ggf. Unternehmen in Bedrängnis bringen könnten.

Kannst du mir das noch schriftlich geben?

Logisch, das kann jeder. Ob es jedoch auch im Fall der Fälle Bestand hat, das ist fragwürdig. Die ewige Frage „Wer hat wann was wem gesagt“ lässt sich per E-Mail mehr schlecht als recht beantworten. Dieser und noch folgende Artikel sollen ein wenig Licht in das Dunkel bringen und den einen oder anderen Denkanstoß geben. Mögliches geltendes Recht bzgl. der Text- bzw. Schriftform lassen wir außen vor.

Vertraue keiner E-Mail, die du nicht selbst verändert hast!

E-Mails lassen sich auf einfachste Art und Weise manipulieren. Egal, ob „Absicherungsordner“ mit tausenden ausgedruckten E-Mails oder die gigabyteschwere E-Mail-Ablage: Beides lässt sich simpel fälschen, ohne Spuren zu hinterlassen. Beispiele vom weitverbreiteten Microsoft Outlook:

Beispiel 1: Zeitstempel manipulieren für Absicherungsordner

Vergessen, eine E-Mail weiterzuleiten? Einfach das Datum in der weiterzuleitenden E-Mail anpassen! Dann erneut ausdrucken (funktioniert auch mit E-Mail Adressen)

Beispiel 2: Inhalt manipulieren für Absicherungsordner und E-Mail Ablage

Muss der Inhalt nachträglich angepasst werden? Kein Problem, die originale E-Mail öffnen und bearbeiten, dann abspeichern. Die E-Mail erscheint geändert am angestammten Platz in der E-Mail Ablage. Niemand wird etwas bemerken. Die veränderte E-Mail kann auch erneut ausgedruckt werden, denn auch die Zeitstempel sind immer noch die alten…

Und falls die originale E-Mail nicht mehr auffindbar ist: Einfach einen Ersatz mit dem Textverarbeitungsprogramm nachbauen und im Absicherungsordner abheften. Fertig!

Skepsis ist also angesagt!

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Im Zweifel die richtigen Nachweise liefern zu können ist noch besser. Es lohnt sich also, die bestehenden E-Mail Prozesse zu hinterfragen. Wer kann im Streitfall genau sagen, welches E-Mail das Original und welches die Fälschung ist?

RMail kann hier helfen. Der einzigartige Zustellungsnachweis enthält die Zeitstempel, den Originalinhalt, die beteiligten E-Mailadressen und den Verschlüsselungsmodus (falls verwendet). Fälschungssicher. Nachweis- und authentifizierbar.

(zu Teil 2)