Der ewige Streit: “Wer hat was wann wem gesagt”

Sie ist die Mutter aller Streitfragen: “Wer hat wann was wem gesagt?”. Oftmals entscheiden dann entsprechende Nachweise bei einem Konflikt über Sieg oder Niederlage. Zahlen, Daten, Fakten zählen! Um diese Herausforderung zu meistern, haben Millionen von Nutzern weltweit ihre E-Mail-Ordner zu Nachweiswaffen aufgerüstet um jederzeit die Joker-Karte ziehen zu können. Entsprechende E-Mails werden dann bei passender Gelegenheit weitergeleitet oder dienen als gedrucktes Beweismittel. 

Doch der Triumpf könnte nur von kurzer Dauer sein. Was passiert, wenn der Inhalt, die Angaben zur Übertragung und die Zustellung in Zweifel gezogen werden und Ihnen unterstellt wird, Ihre Nachweise seien gefälscht?

Das Legal Technology Journal aus London veröffentlichte kürzlich einen Artikel über die verbreitetsten E-Mail Mythen und Missverständnisse veröffentlicht. Es kann höchst gefährlich sein, wenn Unternehmen und Organisationen diese Themen nicht verstehen und E-Mail Praktiken verwenden, die den Datenschutz verletzen und gleichzeitig dazu führen, dass bei einem Streit kein auditierbarer Nachweis vorhanden ist.

Die durch das Journal durchgeführte Umfrage fand heraus, dass die folgenden Irrtümer unter leitenden Angestellten, Firmeninhabern und Mitarbeitern weit verbreitet sind:

Internes und externes E-Mail-Netzwerk: „Ich sende mir immer selbst eine Kopie. Dann weiß ich, dass die E-Mail angekommen ist.“
Der Erhalt einer E-Mail innerhalb des eigenen Firmennetzes sagt nichts darüber aus, dass die Nachricht auch vom externen Empfänger erhalten wurde!

Lesebestätigung: “Ich habe eine Lesebestätigung angefordert und weiß daher, wann die E-Mail empfangen wurde.“   
Diese Lesebestätigungen beinhalten keinerlei Referenz zum Inhalt. Es kann sich somit um eine beliebige andere E-Mail handeln. Ferner senden viele Empfänger keine Lesebestätigung und haben diese auch aus Spam-Gründen abgeschaltet.

E-Mail Archiv Ordner: “Ich speichere alles in meinem E-Mail Archiv. Somit kann ich nachweisen, was die Empfänger erhalten haben.“
Das Archiv beinhaltet, was möglicherweise gesendet wurde, jedoch nicht, was der Empfänger schlussendlich erhalten hat.

E-Mail Zustellung: “Wenn ich auf Senden klicke, wird die Nachricht auch zugestellt.”
Nicht jede E-Mail wird zugestellt. Untersuchungen zeigen, dass ca. 3% der E-Mails nicht zugestellt werden. Die Gründe können vielfältig sein. Mehr und mehr E-Mail Server senden keine Unzustellbarkeitsmitteilungen mehr, um sich vor Spammern zu schützen.

Eine mögliche Lösung für die sichere Nachweisbarkeit könnte die Nutzung von RMail sein. RMail sendet die Nachricht als eingeschriebene E-Mail und schickt einen Zustellungsnachweis zurück. Damit lassen sich die erfolgreiche Zustellung, der gesendete Inhalt, die Zeitstempel und die Nutzung von Verschlüsselungsmethoden mit hoher Beweiskraft dokumentieren.

RMail-Services sind in der ganzen Welt für E-Mail – Nachweis und Compliance (insbesondere auch nach DSGVO 2018) im Einsatz: RMail Video "Zustellungsnachweis".