Das Dateigrößen-Dilemma

Viele E-Mail Provider begrenzen die maximale Größe der E-Mail Anhänge oder der gesamten E-Mail. Gmail und Yahoo begrenzen die Größe auf derzeit 25 Mbyte und auch unter Microsoft Outlook sind selten E-Mail Anhänge größer als 20 Mbyte erlaubt.

E-Mail wurde nicht zum Versand von großen Dateianhängen entwickelt, es gibt daher keinen Standard und es wird zum Best-Guess, ob die Gegenseite ein E-Mail mit großem Anhang empfangen kann oder darf.

Das Teilen von Fotos bzw. Fotosammlungen ist heute einfacher denn je, aber wie teilt man sensitive Unternehmensdateien, die für den E-Mailversand zu groß sind? Hier sollten wir uns um geeignete Tools kümmern.

Dunkle Wolken am Horizont: Shadow-IT ist auf dem Vormarsch!

Fast jeder Mitarbeiter eines Unternehmens nutzt privat diverse Cloud-Dienste. Drei Beispiele: OneDrive gibt es kostenlos bei fast jeder Windows 10 Installation dazu und GoogleDrive kommt als Dreingabe zu jedem Android-Smartphone. Dropbox hat sich zu einem sehr weit verbreiteten Dienst zum Speichern und Teilen von großen Dateien gemausert.

Der Zugang zu diesen Services ist einfach. Benutzername und Passwort genügt. Ein Link zum Teilen der Inhalte ist in Sekunden erzeugt. Großartig! Aber was hat das mit der Shadow-IT zu tun? Was heißt das konkret?

Mehr und mehr Mitarbeiter von Unternehmen greifen auf Ihre privaten Cloud-Speicherplätze zurück, da ihnen im Unternehmen die Möglichkeiten zum Austausch großer Dateien fehlen. Können Sie sich vorstellen, wie viele vertrauliche Business-Dateien auf den privaten Speicherplätzen der Mitarbeiter liegen und vielleicht nie mehr gelöscht werden? Einfach vergessen, von den Cloud-Betreibern regelmäßig gescannt? Ihre vertraulichen Dokumente könnten so außer Kontrolle geraten!

Shadow-IT steht für die Nutzung von privaten Tools und Services durch Mitarbeiter, ohne das die IT Abteilung davon etwas weiß.

Ausweg: Einige Fragen zum Versand von großen Dateien

Es gibt die verschiedensten Tools, um größere Dateien (egal ob für private oder berufliche Bedürfnisse) zu versenden bzw. zu tauschen. Die führenden Tools (File Sharing Tools) gehen hier über das simple Teilen von Inhalten hinaus. Die folgenden Fragen sollen Sie bei der Auswahl des richtigen Tools unterstützen. Gleichzeitig hinterfragen sie gängige Praktiken des Teilens von vertraulichen Dateien.

• Können Sie oder Ihre Mitarbeiter große Dateien direkt aus der gewohnten Umgebung z.B. direkt aus dem Mailprogramm versenden? Viele Mitarbeiter schätzen die Einfachheit und Bequemlichkeit gewohnter E-Mailprogramme.
• Bleiben die in die Cloud übertragenen Dateien dort für immer gespeichert, bis sie manuell gelöscht werden? Vielen Unternehmen ist es sehr wichtig, dass die so dringend übertragenen Daten nicht einfach „online“ liegen bleiben. Wer kontrolliert das? Wer denkt an diesen Prozess?
• Wer hat Zugriff auf die Dateien in der Cloud? Wer ist der Administrator, der individuelle Mitarbeiter, die IT-Abteilung oder externe Support-Firmen?
• Können Sie sicherstellen, dass Ihre vertraulichen, großen Dateien mit den richtigen Zugriffsrechten versendet werden? Stellen Sie sich vor, es wäre durch eine Fehlkonfiguration (private Accounts!) möglich, das gesamte Filearchiv einzusehen.
• Können Sie sicherstellen, dass die versendeten Links die Ziel-E-Mailadresse auch erreichen? Können Sie diese E-Mail verschlüsseln? Können Sie die erfolgreiche Zustellung und das Öffnen der Einladungs-E-Mail nachweisen? Im Zweifelsfall sollten Sie wissen, ob der Empfänger die Datei nicht heruntergeladen hat, weil er es vergaß oder weil er die E-Mail erst gar nicht bekommen hatte…

Diese und andere Fragen sollen Ihnen helfen, Ihre Suche nach den Tools mit den richtigen Features zu unterstützen, um den Austausch von vertraulichen und großen Dateien sicherzustellen.

RMail mit LargeMail Service

LargeMail als Teil der RMail Suite ist eines der weltweit führenden Dateitransfer-Services. Vergleicht man LargeMail mit anderen Anbietern, sticht der Service mit den folgenden Features heraus:

• LargeMail ist in den Workflow des Mitarbeiters integriert. Kein Browser, kein Log-in. Ihre Mitarbeiter versenden Dateien bis zu 1 GByte aus dem Outlook.
• LargeMail verwendet eine verifizierte Absender-Adresse. Der Empfänger kann dieser Adresse vertrauen. Keine Werbung, kein Spam.
• LargeMail verwendet den Zustellungsnachweis von RMail, um die Zustellung des LargeMails zu verifizieren. Unter DSGVO dient dieser Zustellungsnachweis als Compliance Record.
• LargeMail kann die gesamte Kommunikation verschlüsseln (Downloadlink, Download)
• Die Speicherdauer, Downloadbenachrichtigungen usw. können durch die IT Abteilung oder durch einen Verantwortlichen administriert werden.

Mehr Informationen zu RMail finden Sie hier.